Joined forces

Behalve de terugkoppeling van gegevens in de DICA-basis- en indicatorenrapportage is er meer mogelijk met verzamelde data. Wat kunnen we leren van bestaande initiatieven op het gebied van dataregistratie en terugkoppeling van kwaliteitsgegevens?

Formulier over EPD heen
Tamara Jonker is Projectleider kwaliteitsregistraties van de Noordwest Ziekenhuisgroep, waar aan 16 van de 21 DICA-registraties wordt deelgenomen. De aanpak en registratie verschilde per locatie en vond plaats in diverse systemen. Bovendien ging alles lange tijd op papier, wat het proces tijdrovend en foutgevoelig maakte. ‘In ons eigen EPD was een oplossing de registraties te standaardiseren,’ zei Jonker. ‘Dus hebben we een nieuwe applicatie gemaakt die gebruik kan maken van data die ergens in het EPD is vastgelegd.’ Er is per registratie één formulier gemaakt. 75% van de velden is vooringevuld op basis van de DOT. Het opmerkingenveld is alleen voor eigen gebruik en wordt niet naar DICA gezonden. Een groot voordeel is dat er maar één controleknop is en dat niet na elk veld de invoer gecontroleerd hoeft te worden. Dit scheelt tijd. De datamanager zet het ingevulde formulier klaar voor de arts, die zijn fiat moet geven voordat de informatie naar DICA gaat.

Standaardisatie is key
‘Ons paradepaardje,’ aldus Jonker, ‘is dat we direct inzage hebben in onze gegevens. Die worden vastgelegd in Excellijsten. Daar staan de resultaten van alle locaties. Alkmaar kan zichzelf dus vergelijken met Den Helder en vice versa.’ Als een patiënt elders is gediagnosticeerd, wordt op basis van inclusiecriteria bepaald welke zorgverlener de registratie moet invoeren. De lessen die de Noordwest Ziekenhuisgroep kan meegeven is het vooral samen te bedenken en al meteen vanaf het begin de juiste mensen aan tafel te hebben. Een tweede advies is het proces zo veel mogelijk te standaardiseren. Jonker: ‘Bij de DHFA-registratie waren onze datamanagers 15 tot 20 minuten bezig met één formulier. Nu is dat 3 minuten.’ Door het standaardiseren van de registraties is kwaliteitsregistratie meer gaan leven voor medewerkers van de ziekenhuisgroep, vertelde Jonker. ‘’Samen beter’ is onze slogan en dat hebben we op dit dossier zeker waar gemaakt!’

Proms en privacy
Martin Dunkelgrün, chirurg in het Franciscus Gasthuis in Rotterdam, vertelde dat er in zijn vakgroep tien jaar geleden nog niets geregistreerd werd. Daarna kwam het langzaam op gang, maar hoofdzakelijk op papier. Pas in 2013 is de vakgroep overgestapt op registratie in het EPD. Er worden nu ook PROMs geregistreerd. ‘Er was niet één goede enquête voor handen. We zijn bestaande vragenlijsten gaan gebruiken, aanvankelijk alleen voor wetenschappelijke doeleinden. Uiteindelijk hadden we een vragenlijst van 12 pagina’s die we onder de neus van de patiënt duwden. Ingevulde formulieren kwamen op een stapel die handmatig moest worden ingevoerd.’ Bij het digitaliseren stuitte de vakgroep op het probleem van de privacy. Men wilde graag computers neerzetten in de wachtruimte. Er zijn twee zuilen ontwikkeld waar patiënten achter gaan zitten. ‘Ook met een volle wachtkamer is er privacy’, stelde Dunkelgrün.

Speciale facebookpagina
Het invullen duurt een kwartiertje. Er rolt een ingevulde enquête uit die voorzien wordt van een geanonimiseerde patiëntsticker en in een brievenbus moet worden gedeponeerd. ‘We wilden dat de terminals los staan van andere computers, in verband met de veiligheid en privacy,’ lichtte Dunkelgrün toe. De vakgroep gebruikt de enquêtes voor wetenschappelijk onderzoek. Tot nu toe is één studie gepubliceerd over kwaliteit van leven na twee verschillende operaties. Als advies gaf hij mee een patiëntenfacebookpagina te maken, waar dokters geen toegang toe hebben. ‘Stel een beheerder aan die via de pagina contact kan houden met patiënten. Op deze manier hebben wij een nuttige terugkomdag georganiseerd.’ De informatie uit de enquête wordt nog niet in de spreekkamer gebruikt, maar dat is wel de ambitie. ‘Voor het zover kan zijn, willen we eerst meer inzicht in wat we precies met de uitkomsten kunnen doen.’

Patiënt aan tafel
Pedro Janssen van het Limburgse VieCuri Ziekenhuis vertelde dat zijn zorginstelling de kwaliteitsregistratie heeft gebruikt om doorlooptijden van diverse oncologische aandoeningen te verbeteren. Daartoe werden tumorwerkgroepen ingericht, waarin elke zorgdiscipline was vertegenwoordigd. Via de PDCA-cyclus werd het zorgproces geoptimaliseerd. ‘Uit de benchmark bleek dat we op diverse kankeroperaties aanzienlijk slechter scoorden dan de benchmark. In opdracht van de Raad van Bestuur zijn we gaan werken aan structurele verbetering. Vanaf het begin zat een patiëntenvertegenwoordiger aan tafel. Die bracht naar voren wat hij/zij wil verbeteren. Een bijkomend voordeel was dat deze patiëntenvertegenwoordiger de medici aan tafel dwong om het simpel te houden.’ Een van de belangrijke verbeteringen is dat er een verruiming is gekomen van de beschikbaarheid van chirurgen, onder meer door vaste tijdstippen te maken voor operaties en daar chirurgen voor vrij te maken. ‘Nu zitten we ver boven het landelijk gemiddelde’, zei Janssen. ‘En dat is belangrijk: dit is een succes voor het hele team.’

Eigen registratie
Thybout Moojen, handchirurg en medisch directeur Xpert Clinic, gaf meteen toe dat hij een vreemde eend in de bijt is. Zijn centrum doet niet mee aan de DICA-registraties, maar heeft een eigen systeem om kwaliteit te monitoren. Xpert Clinic heeft 16 locaties en behandelt circa twintigduizend patiënten op jaarbasis. Uitgangspunten zijn een geïntegreerde praktijk, waarbij ondersteuners veel (voor)werk voor de handchirurgen verrichten. Patiënten krijgen veel visuele informatie, omdat deze in de overtuiging van Moojen beter beklijft dan mondelinge informatie. ‘We hebben in de afgelopen jaren een database met een miljoen metingen opgebouwd,’ vertelde hij. ‘Ons doel is dat we voor individuele patiënten beter kunnen gaan voorspellen hoe hun behandeling zal verlopen, wat de opties zijn en de te verwachten resultaten.’ Xpert Clinic ziet een deel van het succes in de communicatie. Zo krijgt elke patiënt een eigen website waar zijn of haar behandelplan wordt bijgehouden. Als patiënten via internet een evaluatie invullen, wordt daar snel, soms al binnen enkele uren, een follow up op gegeven. Last but not least hanteert Xpert Clinic ook een streng aannamebeleid. ‘Artsen die niet goed communiceren worden gecoacht,’ legde Moojen uit. ‘Als iemand zich niet significant verbetert, kunnen we de samenwerking opzeggen. Dat is ook al gebeurd.’